Mettre en place un système efficace

La partie la plus difficile est d'élaborer un système éfficace et de le mettre en place. D'une part de par la multitude des outils existant, mais surtout parcequ'il n'y a pas de système universel. Chacun verra son interêt differemment, pendant que certains seron interessés par la mobilité, d'autres le seront plus par des outils desktop beaucoup plus comlets, ou d'autres encore trouveront leur salut dans les version papier!

Malheureusement, il est difficile de savoir exactement où l'on va lorsqu'on commence a mettre en place son système d'organisation. C'est l'usage et les habitudes qui dicteront par la suite quelle est la meilleure stratégie à adopter.

Personnellement j'ai passé beaucoup de temps et en revue pas mal d'applications avant de trouver celle qui correspondait parfaitement a toutes mes attentes. Dans un procain article je passerai en revue toutes les applications testées et en ferait une description succinte.

Mon choix s'est finalement porté sur l'application 2do pour Iphone/Ipad car elle présentait les avantages essetiels suivant:

Portabilité: accessibilité 24/24 via l'Iphone, jet d'idées en vrac dans l'Inbox possible meme a 4h du mat' ou dans les embouteillages en rentrant des courses!,

Ergonomie - On en parle peu mais c'est un point essetiel pour moi. Il faut que l'interface soit à la fois facile d'utilisation, mais également agréable à utiliser autant pour son desgin que pour les possibilités offerte. En somme il faut avoir envie de l'utiliser.

Onglet "Today" ou "Ce jour" pour la version française. Qui génére automatiquement la todo liste du jour quand on a pris le temps de traiter ses idées et d'y affecter une échéance.

Possibilité de transformer des tâches simples en Projets ou en Check list.

Classement par calendriers qui rend infinie les possibilités (permet de faire du GTD classique ou d'adapter a ses besoins: essentiel).

Seul bémol: la synchronisation. Je ne suis pas un aficionados des outils en ligne et la seule possibilité à ma connaissance est la synchronisation avec toodledo. Pour un système 100% fiable, j'aurai révé une version desktop evitant tout stress d'un eventuel crash de l'Iphone.

Une fois le système mis choisi et mis en place, l'interêt réside dans son utilisation optimale et donc basée sur la réalisation des tâches plus que leur confinement dans un système trop parfait. Pour cela, l'idéal est de mettre en place des habitudes. Tous les matins par exemple, organiser la journée en affectant un temps et une heure de réalisation pour chacune des tâches. Prendre l'habitude de revoir régulièrement ses projets, de vider son Inbox, etc...Ces habitudes doivent êtres mises en place rapidement, toute l'efficacité du système y repose.

L'idéal peut être de créer des tâches récurrentes pour s'obliger a acquerir ces automatismes. Pour ma part, ma premiere tâche de la journée est une tâche récurrente et quotidienne qui a pour intitulé: "Organiser la journée"...!

Vaincre la procrastination

Le plus gros mal pour tout adepte de l'organisation reste le problème de procrastination

GTD: Getting Things Done et David Allen permettent de mettre en place un système fiable et intelligent mais l'énergie requise concentre les efforts sur la mise en place de ce système et pour ce qui est de l'action proprement dite, on finit rapidement par remettre au lendemain puisque l'on a confiance en le système ainsi élabore, et on peut vite se convaincre que puisque le système est performant, on y retrouvera facilement les tâches essentielles qui seront toujours confinées bien au chaud pour le lendemain

Pour combattre cette tendance douloureuse, l'idéal reste l'affectaion de délai et en faire une priorte, ainsi que la limitation du nombre de tâches quotidiennes et d'objectifs hebdo.

En plus, voici quelques recommandations et astuce glanée a droite et a gauche et issues de ma propre expérience et qui permettet de minimiser au mieux l'envie de toujours reporter.

• Ne pas vouloir faire toujours les choses à la perfection. Arrêter de chercher ce qui pourrait etre mieux pour produire un contenu mais se lancer. Maintenant!

•  Essayer de rester calme, et concentré sur une seule tâche à la fois. 

•  Préparer sa todo liste à l'avance en fonction des importances et  priorités

• Avoir toujours en tête une vison macroscopique. Gérer les priorités.

•  Pioriser sa liste selon l'importance des tâches mais aussi l'energie à y mettre. Et ensuite alterner l’exécution des tâches faciles avec celles demandant un peu plus de concentration.

• Faire une revue régulière de la todo liste et supprimer les tâches qui ne parraissent plus importantes. 

•  Développer des habitudes. Créer des tâches récurrentes pour marteler l'idée, l'habitude prendra place automatiquement..!

• Fermer sa boite mail, internet, mettre le téléphone sur répondeur pendant l'accomplissement d'une tâche importante.

•  Se récompenser une fois l'accomplissement d'une tâche ou d'un projet difficile.

Getting Things Done avec une organisation nomade

Parce qu'on est essentiel de pouvoir agir n'importe ou et n'importe quand, il me parait essentiel de dire quelques mots sur la portabilité.

Que ce soit pour jeter ses idées, pensées a la volée, écrite un article, avoir son emploi du temps ou sa liste de tache a portée de main, aujourd'hui il apparaît essentiel De privilégier la portabilité au profit de beaux outils mais accessibles en un seul endroit

Ainsi j'ai au début passer un temps important pour la revue et la mise en place d'outils sophistiques sur mon pc perso, comme un paramétrage d'outlook pour GTD ou encore l'utilisation de smartdraw pour le mindmapping et d'epim pour la gestion de mes notes. Ces logiciels son pour moi les meilleurs dans leurs domaines, que ce soi pour le confort d'utilisation ou l'ergonomie de l'interface Graphique (a mon sens également un élément important pour une utilisation agréable), mais leur utilisation trop tributaire du lieu du moment. Étant moi même un grand fan de mindmapping pour synthétiser ses idées ou créer une trame pour de futures projets, j'étais un grand utilisateur d' smartdraw qui me permettait de générer de magnifiques cartes heuristiques avec en bonus un planning projet associe.

Le problème est que l'idée ne vent jamais au moment ou on lance le logiciel, mais plutôt a 5h du matin entre deux sommeils ou dans les embouteillage en rentrant du boulot.

Pour ces raisons il est préférable d'opter pour une solution mobile et en la matière les possesseurs d'iphone sont plutôt vernis, mais évidemment d'autres os proposent des solutions intéressantes également. Voir mon article a ce sujet. L'idéal étant la solution mobile totalement synchronisée mais la encore difficile de trouver la solution universelle.

 

J'ai personnellement opté pour un iPhone pour la richesse des applications proposées ainsi que leur confort d'utilisation. C'est ce qui constituait mon critère numéro un, au détriment parfois de la fiabilité et de la synchronisation (n'étant pas possesseur de Mac, et travaillant de tout façon avec un pc portable sous xp ).

La parfaite boite a outil du business-man organisé  se compose d'un outil de prise de notes, d'un agenda, d'un gestionnaire de taches, d'un outil de mindmapping et éventuellement d'un pack office mobile (même si l'outil de prise de notes peut faire office de feuille de calcul provisoire, on évite ainsi de faite deux fois la même chose et on fait tout bien tout de suite!)

Si vous arrivez a trouver le logiciel ou l'application qui peu tout combiner alors tant mieux personnellement j'ai une appli par catégorie, car elles excellent toutes dans un domaine mais ne combinent rarement plusieurs...

Mon système détaille dans un prochain article.

Getting Things Done: le bon et le mauvais

La méthode GTD: Getting Things Done ou s'organiser pour réussir méthode proposée par David Allen dont la particularité ressemble dans une approche par contexte.

On est vite confronte a un problème important on le comprend bien la mise en place d'un système fiable peut être plus fastidieuse elle même que la propre réalisation des taches de base!

Quoiqu'il en soit la méthode gtd a un certain nombre d' avantages et selon mi voici les principaux

• Approche verticale

• Règle des 2mn

• Approche par Projets

• Scinder les taches en taches élémentaires

En revanche pour moi la revue des projets n'est pas suffisante et il manque une composante de taille : le temps!

Dater les taches est a mon sens un element essentiel pour vaincre la procrastination et se fixer des objectifs, et automatiser la création de ses todo listes quotidiennes.

Et de fixer des objectifs ambitieux mais raisonnable en est un autre: démarrer la journée avec une liste de 25 taches est le meilleur moyen de n'en réaliser aucune. En revanche n'en avoir qu'une permet d' être sur de la réaliser et de rester concerte sur cette tache tant qu'elle n'est pas achevée. Il faut trouver le juste milieu.

Par expérience, je me limite a 6 taches par jour et 3 objectifs par semaine (ss forme de projets) mais c'est un principe personnel et qui peut très certainement varier!